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Los espacios de reunión, un nuevo ecosistema dentro de la integración

Muchos son los estudios y análisis que ratifican lo siguiente: Pasamos más del 60% de nuestra jornada laboral atendiendo a reuniones y/o colaborando con otros compañeros.

Asimismo, se conoce que más del 40% de los puestos operativos pueden estar vacíos a cualquier hora del día, situación propiciada por la posibilidad de trabajar en remoto, la flexibilidad laboral y el notable auge del trabajo colaborativo.

Hoy en día, las zonas de interacción son los espacios que más se están demandando en los nuevos proyectos de oficinas actuales, y su protagonismo va en aumento. Esto es porque, cada vez más, mantenemos reuniones de pequeño formato, puesto que implican a pocas personas, y de una duración escueta: no más de 20 minutos. La sugerencia es, pues, que hay que afrontar los cambios, aceptar la realidad y adaptarnos rápidamente y de manera óptima. Ahora bien, ¿cómo abordar este desafío sin morir en el intento?

Desde EARPRO, se persigue contribuir al objetivo colectivo, conectar con los proyectos de los clientes, hacerles perder el miedo y trabajar conjuntamente para conseguir espacios informales, de valor añadido, colaborativos y que aporten un gran rendimiento para las empresas que los implementen. Es por este motivo que, desde hace unos meses, nació la unidad de negocio Corporate & Integration, que integra la tecnología del technicalvVideo y está preparada para cubrir cualquier necesidad de cualquier espacio de reunión.


Hoy en día, las zonas de interacción son los espacios más demandados en los proyectos de oficinas, y EARPRO, persiguiendo contribuir al objetivo colectivo y ofrecer espacios que aporten más rendimiento y valor añadido, ha creado la unidad de negocio Corporate & Integration.



Cualquier proyecto es escalable, con independencia del tamaño o la dimensión que deba cobrar. En EARPRO, se cubre cualquier área como el digital media, la integración y la gestión de los espacios, o bien las comunicaciones unificadas y la colaboración. Por lo tanto, se nutre de la tecnología necesaria cualquier espacio, especializándolo en función de la actividad de cada cliente. Así, se consigue que exista una confluencia audiovisual y de las tecnologías de la información, ofreciéndole al usuario final todas sus necesidades particulares.

¿Y cómo se integra todo esto para que gestor, usuario y recursos encajen a la perfección? La respuesta es dotar los espacios de las mejores soluciones audiovisuales. Ya no sólo en rendimiento y beneficios, sino también en estandarización y facilidades de uso. En este reportaje, se repasan algunas de las tecnologías más destacadas de esta unidad de negocio.Espacios de reunio nuevo ecosistema corporativo 3

 


Integración total en los espacios de reunión

Desde la perspectiva del usuario, se deben ofrecer métodos para el uso de los activos que la organización pone a su entera disposición: los espacios de reunión y los puestos de trabajo, así como la señalización de las zonas comunes. Una perspectiva IT de la solución proporcionará accesibilidad, puesto que la red está en todas partes; estandarización para poder utilizar cualquier tipo de tecnología, seguridad, sin aplicaciones verticales al margen de las políticas de seguridad corporativas; y sinergias, ofreciendo funcionalidad añadida, mediante la comunicación entre las diferentes aplicaciones, de manera que redunde en un mejor servicio al usuario y el administrador.

Para poder dotar un servicio en la red, simplificación del uso de los medios en los espacios de reunión, monitorización y gestión global, EARPRO se ayuda de tecnología como la que ofrecen Atlona, Velocity, AMX, IAdea o TeamMate, mobiliario técnico para crear espacios de reunión/colaboración, acordes a los requerimientos de trabajo actuales.

Otra perspectiva a tener en cuenta para el usuario son las señalizaciones para el uso de los espacios que una compañía o centro pone a su disposición, tales como la señalización de servicios, el wayfinding, paneles interactivos, las shoplists, ubicaciones de ocio y restauración o espacios de reunión y/o eventos, por ejemplo. Para lograrlo, EARPRO cuenta con los desarrollos personalizados con aplicaciones software personalizadas de señalización digital.


Una perspectiva IT en los espacios de reuniones proporcionará accesibilidad, estandarización para poder utilizar cualquier tipo de tecnología, y sinergias mediante la comunicación entre las diferentes aplicaciones.



Si se considera la perspectiva del gestor, EARPRO puede ofrecer herramientas para explotación efectiva de todos los activos que una organización pone a disposición de todo el mundo, como zonas comunes, espacios de reunión y puestos de trabajo. Además de garantizar una buena operativa y uso, estas tecnologías permiten administrar y gestionar los activos a través de Hotlist, conseguir informes, recibir notificaciones, administrar soporte remoto o archivar metadatos.

Así, EARPRO cuenta con una herramienta de diseño global para audio, vídeo y control de espacios con grandes requerimientos gracias a la tecnología Q-SYS de QSC, una de las últimas y más relevantes distribuciones que ha asumido la compañía.

Finalmente, y desde la perspectiva de los recursos, la unidad de negocio Corporate & Integration brinda a los usuarios y gestores soluciones abiertas, basadas en estándares, las cuales son totalmente seguras e integrables a cualquier proyecto. Esto permite poder emplear cualquier aplicación corporativa y de terceros, así como conectividad para equipos invitadores e infraestructuras varias.Espacios de reunio nuevo ecosistema corporativo




Valor añadido en el ciclo de vida de los espacios de reunión

Si se plasma toda la información expuesta anteriormente y se abordan las distintas aplicaciones que la tecnología del technical video puede ofrecer, se observa cómo esto aporta valor en el ciclo de vida de cualquier espacio de reunión.



La reserva

El inicio de este es la reserva, bien sea de cualquier de las salas o espacios de reunión que se han dotado, sea esta con cita previa o de manera improvisada, así como cualquier invitación interna o a participantes externos.

Además del mobiliario específico, la mayoría de las organizaciones disponen de suits software que aglutinan la mayoría de las herramientas ofimáticas destinadas a la comunicación, gestión de contenidos y colaboración. Entre ellos, las aplicaciones para convocar reuniones ofrecen funcionalidades básicas para invitar contactos, asignar fechas y horarios, definir una ubicación e incluso establecer un orden de los contenidos a tratar.

Entre las suits más populares se encuentra Office365 de Microsoft, Gsuit de Google o Lotus Notes de IBM, entre otros. En el caso de EAPRO, la empresa propone utilizar esta información no solo para la señalización, sino para los siguientes estadios de utilización.



La llegada

Seguidamente, se produce la llegada. Las ayudas a la ubicación dentro de los nuevos edificios es otra funcionalidad que facilita a los invitados y personal interno localizar la sala de reunión programada, o mejor aun, las disponibles en el caso de una reunión improvisada. Este tipo de funcionalidad puede ser desplegada en versiones interactivas e incluso para dispositivos móviles.

Una vez localizada la sala o espacio de reunión, se pone en marcha un inicio automático de la sesión, donde toda la tecnología audiovisual integrada está preparada y lista para utilizarse. No importa cual sea el perfil de las personas implicadas; se trata de soluciones muy fáciles de utilizar, que minimizan los tiempos de inicio real de las reuniones al tiempo que evitan consultas de al soporte técnico.


Las ayudas a la ubicación dentro de los nuevos edificios es otra funcionalidad que facilita a los invitados y personal interno localizar la sala de reunión programada, o mejor aun, las disponibles en el caso de una reunión improvisada.



Otro aspecto muy importante en este estadio es la automatización vs. la gestión del workflow. La gran mayoría de las reuniones no comienzan a su hora debido a incidencias con el uso de los medios AV, problemas para la conexión de los equipos invitados, inicios de sesión, etc. La mayoría de las soluciones habituales para solventar estas incidencias proponen el uso de sistemas de control que, aun facilitando la utilización de la sala, trasladan al usuario la operación y no siempre es suficiente, ya que en ocasiones la propuesta incluye un mando, no siempre familiar para el usuario e incompatible con el workflow de trabajo.

Ante esta problemática, EARPRO propone el uso de interfaces para la operación bien integrados con el resto de los sistemas que le rodea. El correcto checking de la reserva, la simple detección de usuarios en una franja disponible, la conexión de un equipo, comandos por voz o cualquiera de ellas debe iniciar la rutina de arranque de la sala al estado más habitual o incluso al definido durante la creación de la reserva.Espacios de reunio nuevo ecosistema corporativo 5

 

La colaboración

A lo largo de la colaboración, tercer estadio a tener en cuenta, se puede invitar a cualquier dispositivo, compartir contenidos, exponer presentaciones, mostrar dispositivos, etc. Tan importante como la preparación del espacio de trabajo es su diseño para hospedar a los equipos invitados, al tiempo que se ofrece lo necesario para acceder y compartir los contenidos necesarios.

La confluencia de tecnologías IT con las AV ha promovido en el terreno de la conectividad la proliferación del USB como medio para incorporar nuestros equipos de trabajo al espacio de reunión. De esta manera, hoy en día podemos afirmar que los espacios de reunión se diseñan como un HUB destinado a ser conectado a los equipos de cada interviniente.

EARPRO propone el uso de dispositivos abiertos a múltiples vías de conexión, cableadas, inalámbricas y que permitan el uso de dispositivos USB, pensados para simultanear usuarios corporativos e invitados en redes diferentes, compartir contenidos inalámbricos sin necesidad de aplicaciones propietarias, y permitir la gestión automática del display en función de las señales conectadas. Dispositivos con visión 180º con detección automática de presencia y API’s para integración con la automatización y reserva de los espacios. Multidispositivos USB con todo lo necesario para la web conference, cámara, array de micrófonos, altavoces, conexión inalámbrica, mando a distancia, etc.


EARPRO propone el uso de dispositivos abiertos a múltiples vías de conexión, pensados para simultanear usuarios corporativos e invitados en redes diferentes, compartir contenidos inalámbricos sin necesidad de aplicaciones propietarias, y permitir la gestión automática del display en función de las señales conectadas.

 


Además, no hay que olvidar el dashboard de colaboración. El display de sala ha sido utilizado tradicionalmente como dispositivo de visualización. Sin embargo, su uso puede extenderse para ofrecer antes, durante y después de la reunión un punto de conexión con el resto de servicios corporativos. Prolifera rápidamente el uso de los displays para dar la bienvenida al usuario de la sala y guiarlo en sus primeros pasos, como punto de interacción y trabajo durante la reunión, conexión con la intranet y en definitiva, cualquier operación durante el desarrollo de la reunión.

El uso del display con equipos de señalización en sala que brindan funcionalidades como la web conference, acceso a Internet, la intranet corporativa, siempre combinado con su uso tradicional como display de los equipos invitados, es sin duda una propuesta que maximiza el rendimiento de la inversión en este tipo de elementos.Espacios de reunio nuevo ecosistema corporativo 2


El seguimiento

Y, por último, el seguimiento. El despliegue de tecnologías en los espacios de reunión requiere, por su distribución en todo el edificio, diversidad de medios e impacto en el día a día de los usuarios. Es necesario contemplar el diseño también bajo una perspectiva IT y de seguridad, y el uso de tecnologías estándares facilita esta perspectiva.

Queremos tenerlo todo bajo control, por ello EARPRO propone herramientas de supervisión que, a modo de servicios en la red, permitan la captura de estos datos, notificaciones de incidencias en tiempo real o almacenamiento de datos para su posterior reporte, y todo ello evitando el despliegue de equipos propietarios.

Al contrario, se busca el uso de soluciones de control y gestión basados en servicios de red que facilite la inclusión directa de los medios AV en la sala en la red, así como el despliegue de interfaces al usuario mediante tecnologías abiertas basadas en HTML5 y accesible desde cualquier dispositivo autorizado. Se puede realizar una valoración express del uso empleado de los recursos dispuestos, asistir remotamente por cualquier posible incidencia que se haya desarrollado durante la sesión y, por supuesto, liberar los espacios una vez finalizadas las reuniones.

En definitiva, en EARPRO apuesta por analizar la operativa de un usuario y los medios de que dispone, ofreciendo una herramienta de seguimiento al gestor de los mismos. Solo así se entiende el diseño efectivo de los espacios de comunicación audiovisual y al igual que existe un gran número de organizaciones con requerimientos diferentes, del mismo existe una gran diversidad de soluciones, una adaptada a cada necesidad.

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